Lær hvordan virtuelle samtaler kan gøre det mindre ensomt at arbejde hjemme

Af Signe Bonnén, Rådgiver, underviser og facilitator, partner i FLOK og i pick a picture

Mange er sendt hjem fra arbejdet, og den kampgejst, som vi udviste i starten af corona-hjemsendelsen, begynder at falme. Her får du en række konkrete og enkle råd til, hvordan du kan gøre de virtuelle samtaler bedre, så de styrker det sociale kit og sammenholdet blandt kollegerne.

Mange både mindre og større virksomheder starter dagen med et virtuelt tjek-ind-morgenmøde. Dagens opgaver bliver kort talt igennem, og hvis nogle af medarbejderne har brug for at få talt sammen, bliver det aftalt. Det fungerer for mange. Men vi i FLOK hører alligevel fra mange ledere, at der mangler noget. Vi mangler det sociale kit imellem os; at føle sammenholdet med vores kollegaer, at det er hyggeligt at gå på arbejde og at få de små gode ideer ved kaffemaskinen.

Nogle har derfor forsøgt at holde virtuelle fredagsbarer, online-bingo, morgenmad eller eftermiddagskaffe, men intensiteten og energien falder – og det samme gør fremmødet.

Tænd for kontakten

Kittet mellem kollegerne opstår, når I får talt sammen, og kittet forstærkes, når I oplever, at det var en god og brugbar samtale. Så i første omgang er det vigtigt overhovedet at tale sammen, næste skridt er, at samtalen opleves som væsentlig. Selvom det ikke nødvendigvis er vigtige faglige emner, så er det vitalt at fastholde det bånd, der er mellem kollegerne. Der skabes tillid, når vi taler sammen. Og tilliden er vigtig, hvis vi skal drøfte faglige og arbejdsmæssige udfordringer.

Det er også vigtigt at få drøftet det, man arbejder med, selvom man måske ikke lige tænker at det er en udfordring. Mens man fortæller om sin opgave, kan man få nye ideer eller perspektiver ved blot at sige det højt til en anden – man opdager måske de små usikkerheder og huller, man lige skal arbejde videre med. Alt sammen er vigtige elementer for at opretholde kvaliteten af ens arbejde.

Kontakten mellem os er ikke lige så god via en skærm, som når vi sidder overfor hinanden. Et tip til at fastholde og (gen)opbygge kittet og tillid mellem medarbejderne i de virtuelle samtaler, er derfor at give lidt mere tid til den enkelte, når I taler sammen, for at styrke kontakten mellem jer. Stil spørgsmål og være tålmodig. Giv den anden tid til at svare og stil uddybende spørgsmål, hvor du spørger ind til det, der lige blev sagt, fx: ”Hvordan tacklede hun det?”, ”Hvad overraskede dig mest ved det”? eller: ”Det interview du skal have med xx, hvad ville du ønske den interviewede lærer undervejs?” Prøv at stil spørgsmål, hvor du ikke kende svaret på forhånd. De spørgsmål vil ofte også få den anden til at tænke sig om – og dermed få nye perspektiver på det I taler om.

Undgå de kollektive monologer

Til de virtuelle sammenkomster skal vi have samtaler, som er mere end kollektive monologer. Du kender de kollektive monologer, hvor vi skiftes til at fortælle noget. Til den kollegiale virtuelle sammenkomst kunne emnet være, hvad har man lavet i weekenden, hvor alle i afdelingen eller teamet hver især fortæller. Hvis alle skal fortælle lidt, bliver der kun tid til små uddybende detaljespørgsmål, som fx ”Hvornår var det? Hvor mange var med? Hvad spiste I?”. Vi kender det også, når gamle venner mødes, alle skal lige opdateres om, hvordan det går med mand/kone og børn, og når alle har fortalt det, er klokken mange. Ingen har oplevet fornemmelsen af samvær og engagement i et fælles emne. Spørgsmålet er, hvordan du kan skabe fornemmelse af samvær i dine virtuelle samtaler? Svaret er, at det gør du ved, at det I taler om, er fælles, så I alle kan blive klogere på det fælles emne.

Man kan fx bede alle i afdelingen om på skift at sætte et emne på dagsordenen, som man har lyst til at høre andres tanker og meninger om. Det kunne være,

  • en kort faglig artikel eller et klip fra en TED-talk, man har lyst til at drøfte og høre andres perspektiver på
  • corona-relateret: Hvad bekymrer os mest hver især? Hvem har gode ideer til hjemme-familie-venne-hygge?
  • Samfundsrelaterede, som fx Hvad mener I om, at politikere bliver smidt på porten efter MeToo? Hvordan oplevede I det seneste pressemøde?
  • Hvordan har du det med USA’s valgresultat – overraskede det dig?

Hvis man er leder for større teams eller afdelinger, kan man dele medarbejderne op og afholde flere mindre virtuelle kaffemøder for 6-12 personer. Hen over tid kan man blande deltagerne i de forskellige kaffemøder, så medarbejderne får talt med forskellige personer.

Gå jer til gode ideer, hjælp og sparring

Hvis der er et tillidsfuldt miljø mellem medarbejderne, så er man som regel god til at række ud til de andre efter hjælp og sparring. Men de små ideer i hverdagen bliver ikke drøftet virtuelt og derfor heller ikke udviklet eller kvalificeret.

Et forslag er, at I sætter tid af i kalenderen til en telefonisk walk-and-talk med høretelefoner på. Man får rørt sig og får tid til at tale sammen. Man kan have en fast walk-and-talk-makker, eller man kan ryste posen og lade alle tale med alle over tid. Det vigtigste råd til samtalerne er, at man er ikke-dømmende, lytter tålmodigt og at man stiller opfølgende og uddybende spørgsmål.

I kan vælge, hvor stramt I vil sætte det op. Om det fx skal være en time, man går og taler, og om begge skal have lige meget tid, eller om der skal være flere end to med på linjen. Husk at I afprøver en ny situation, og derfor skal I løbende evaluere. Det kan godt være, at det ikke fungerer de første par gange, men hvis I samler op på, hvad I hver især har oplevet, så får I nogle gode hints om, hvad der får samtalerne til at fungere.

Husk at mange sikkert skal over en blufærdighedsgrænse, fordi samtalerne kan føles mere forpligtende og der kan være et større ansvar hvis der kun er et par stykker sammen – der er nemlig ikke mulighed for at gemme sig. Husk også på at øvelse gør mester.

Tre gode samtaleråd

Spørg som min frisør. Jeg har en frisør med mange butikker og egne produkter. Hun taler meget med hendes kunder, og hun synes ikke, at hun behøver gå til netværksmøder for at få andres perspektiver. Hun har nemlig kloge kunder, og hun spørger om alt. Hun husker kun det, hun kan bruge til noget. Resten glemmer hun lykkeligt. Kunderne kan selv vælge hvor personligt eller privat de vil svare. Så derfor: Tillad dig at spørge om (næsten) alt.

  • Lyt som en forfatter. Når du lytter til andre, så tænk på dig selv som en forfatter, som vil finde ind til de mange historier bagved historien. Er det en krimi, komedie eller en spændende biografi? Når du lytter som en forfatter, kan du måske få lyst til at høre mere, hvad skete der før, hvad gjorde de andre? Beskriv de personer lidt nærmere.
  • Vær imødekommende som en kromutter. Som kromutter ved du ikke om den næste gæst, bliver din bedste kunde fremover. Derfor er en kromutter imødekommende over for alle, så man føler sig velkommen og budt indenfor i varmen. Vi spejler hinanden, når du er den bedste kromutter, kan det få den indre kromutter frem i dem du taler med.

 

Øvelse gør mester

For mange er det meget nyt, og selvfølgelig også meget kendt, den samme arbejdsplads, chef, kolleger og opgaver. Men der er meget nyt. Og al læring kræver tid og øvelse, så hav tålmodighed. Og prøv dig selv af i forskellige sammenhænge. Du kan også gå på opdagelse og lægge mærke til de små forskelle som forandrer. Var der et særligt smil i stemmen, kunne du mærke en tryg opmærksomhed, eller fik du et tankvækkende spørgsmål, som du ikke kunne slippe? Det er de små detaljer som gør forskellen, og når du bliver opmærksom på dem, kan du genbruge og fintune det som virker.

På styrk samtalen kan du få flere gode råd, følg link her.