En konference - syv steder samtidigt

En konference syv steder i landet samtidigt

Af Kira Hald, kommunikationskonsulent og skribent for FLOK

En konference – syv steder i landet på samme tid. Det var den ambitiøse plan for HK Kommunals arbejdsmiljøkonference 2021, som Nanna Munk fra FLOK var med til at udvikle og afholde.

Det skulle tænkes helt nyt, og alle detaljer skulle klappe, da deltagerne mødte op i syv lokalafdelinger fordelt over hele landet og fulgte den fælles konference, der blev sendt via storskærm fra et studie i Nyborg. Og det lykkedes: I alt 98 % af deltagerne sagde efterfølgende, at de havde en “god oplevelse” (78,2 %) eller en “nogenlunde god oplevelse” (18,8 %) med at deltage på en konference med en blanding af fysisk fremmøde og online oplæg.

Mod på noget helt nyt
For HK Kommunal gav det mening at udvikle en ny konferenceform, en såkaldt hybridkonference, da de skulle afholde årets arbejdsmiljøkonference. Året før – i 2020 – blev konferencen afholdt som virtuel konference i samarbejde med FLOK (pga. covid-19 naturligvis), og de gode erfaringer derfra havde givet blod på tanden og mod til at afprøve et helt nyt format.

Deltagerne mødte derfor op i deres lokale HK-afdeling, fik gode muligheder for at netværke lokalt og undgik samtidigt lang transporttid. Imens mødte oplægsholdere og facilitator for konferencen, Nanna Munk, ind i Nyborg, hvorfra konferencens oplæg blev sendt live.

Ikke bare et tv-show
Hvad skulle der til for at fastholde fokus og fremdrift på en heldagskonference, når deltagerne sad fordelt på syv lokationer over hele landet og fulgte det fælles forløb på en storskærm?

Nanna Munk fortæller: ”Denne form, hybridformen, er anderledes end de mange andre konferencer, jeg har været med til at lave. Men det, der skal fastholde konferencens intensitet, er de samme virkemidler, som vi plejer at bruge: Deltagerne skal aktiveres, oplæggene må ikke være for lange og der skal være en god variation og samtidig sammenhæng hen over dagen. Når vi er sammen på distancen, er vi nødt til at skrue op for de virkemidler, vi har.

Det handler især om, at deltagerne skal opleve sig som en aktiv del af konferencen og ikke passive tilskuere til et tv-show. Det her er noget vi skaber sammen hen over landet – oplevelsen af fælleskab, var hele tiden vigtig for HK Kommunal af få faciliteret frem”. Alle faciliteringsmuskler blev bragt i spil i et frugtbart samarbejde med arbejdsmiljøkonsulent Karen Brøndsholm – og andre dygtige folk i HK Kommunal.

Aktivt lokalt set-up
En af de ting HK Kommunal og FLOK i samarbejdet lagde vægt på, var den vigtige rolle lokalafdelingerne kom til at spille på konferencen: ”Et vigtigt udgangspunkt for at engagere deltagerne er, at de føler sig velkomne. Fx blev der alle steder serveret morgenmad, en konferencebog lå klar til hver deltager og den lokale formand bød velkommen, før konferencen via storskærm blev skudt officielt i gang via skærmen fra Nyborg. På den måde blev den lokale rum etableret, før ”skærmen tog over”.

”Det var vigtigt, at deltagerne ikke blev ladt tilbage med følelsen af, at de gik ind i biografsal og så på noget, der foregik fjernt fra dem. Derfor sikrede vi os, at der fra studiet blev ”hilst” på hver enkelt afdeling, og der ofte var billeder fra alle lokalafdelinger på storskærmen, fx i alle pauser, hvor de syv lokaler kunne ses af alle. De var på den måde også selv ”på” og jeg kunne som konferencens facilitator fra tid til anden tjekke ind på det lokale humør og stemningen de forskellige steder”, fortæller Nanna Munk.

For at sikre fællesskabet på tværs tjekkede lokalafdelinger ind på plenumskærm i løbet af konferencen. Det skabte en god og meget livlig stemning, og lokalt var der ikke meget karakter af, at det var en onlinekonference. Der blev både hyggesnakket ved bordene og der var også god plads til de faglige samtaler.

“Når jeg oplever fællesskab på min arbejdsplads, så får jeg følelsen af…” Deltagerne blev bedt om at fuldføre denne sætning til en fælles ordsky via Slido, som alle nemt kom på via deres egen telefon. En af flere måder at skabe deltageraktivitet og fællesskab på tværs af landet undervejs på konferencen.

En sammenhængende og brugbar dag
For at fastholde opmærksomheden hen over dagen, havde Nanna Munk og HK Kommunal på forhånd arbejdet intenst sammen med de forskellige oplægsholdere. De enkelte oplæg var timede på minuttet og oplæggene var bundet sammen i en spørgsmålsstafet, hvor hver oplægsholder stillede et spørgsmål til den næste. Dette skabte en sammenhæng over dagen og viste deltagerne, at oplægsholderne kender og forholder sig til hinanden.

Samtidig var konferencen designet sådan, at deltagerne løbende fik lejlighed til at oversætte pointer fra oplægsholderne til deres egen praksis og hverdag. Nanna Munk forklarer hvorfor, det er så vigtigt med god plads til disse oversættelses-samtaler: ”At facilitere gruppesamtaler, øvelser og refleksioner er både med til at fastholde engagementet hos deltagerne og med til at sikre, at indholdet gennem disse samtaler gøres relevant og brugbart for den enkelte deltager.”

Når det er tænkt ind i konferencedesignet fra start til slut, at viden skal gøres brugbar for deltagerne, så ses det af evalueringerne bagefter: På udsagnet “Jeg kan bruge indholdet fra konferencen i mit arbejde som arbejdsmiljørepræsentant” svarer 95,2 %, at de er enten “meget enige” (54,9 %) eller “overvejende enige” (40,3 %).

Det er traditionelle greb fra facilitering, men i denne hybridform er det endnu vigtigere at aktivere det fysiske rum, deltagerne befinder sig i, for opmærksomheden er vanskeligere at fastholde, når oplægsholderne er med via skærm. Derfor bliver variation, korte indlæg og deltagersamtaler i styrede rammer endnu vigtigere i den hybride genre.

Succesfuld afvikling
For HK kommunal gav hybridmødet muligheden for at lokalafdelingerne spillede hovedrollen og dermed lade deltagerne komme tættere på deres lokale repræsentanter. Konferencen blev en succes, der var stort fremmøde og aktivitet på alle lokaliteter. 97,2 % var enten “meget tilfredse” (61,8 %) eller “tilfredse” (35,4 %) med konferencen alt i alt.

Nanna Munk: ”Det sjove for mig er, at vi egentlig gjorde det, vi plejer at gøre i FLOK: Det var stram mødeledelse og brug af alle de aktiveringsmetoder, vi ved virker. Når vi arbejder på distancen i disse formater, skal vi skrue op for vores virkemidler for at holde intensiteten”, siger Nanna, der så et ekstra opmærksomhedspunkt: ”Rent praktisk kræver hybridmøder af denne type en hel del forberedelse, så man skal gå ind i det med et særligt fokus på koordinering – både med oplægsholdere og teknikere. Det hele kunne lade sig gøre, fordi HK Kommunal fra starten var ambitiøse og samtidig forstod, at man ikke kommer sovende til en vellykket hybridkonference. Mange deltaljer skal være på plads og alt skal gennemtænkes, men så betaler det sig også, og deltagerne kan implicit mærke det store arbejde, der ligger bag sådan en dag.”