Læs med og få 5 enkle råd til onlinefacilitering
Af Signe Bonnén, Rådgiver, underviser og facilitator, partner i FLOK og i pick a picture
De fleste har fået trænet deres Zoom-, Teams- og Skype-muskler under corona og den digitale læringskurve har været stejl for de fleste. Det gode er, at vi har fået øje på de fordele, der er ved at holde online-møder og -konferencer, og at vi generelt er blevet bedre til at håndtere det tekniske setup. Mange har opdaget de fordele online-formatet tilbyder, ligesom ulemperne er dukket op.
Vi i FLOK har det sidste halvandet år hjulpet mange i at udnytte fordele og håndtere ulemper i det nye format: Undervisere og oplægsholdere, der pludselig skulle skabe læring via skærmen, arrangører der vil konvertere fysiske konferencer til virtuelle. Vi har også hjulpet virksomheder med at bruge digitale værktøjer i kreative brugerinddragende processer. Her kan du får nogle enkle råd, som kan gøre dine møder til en bedre oplevelse.
5 ENKLE RÅD TIL ONLINE FACILITERING
I onlineformatet skal alt være tydeligere. Budskabet skal være klarere, og de skal leveres i en kortere form. Men også spørgsmål til deltagerne, powerpointslides og illustrationer skal stå tydeligere for deltagerne. Online-formatet er nådesløst, og det, som (heller) ikke virker til fysiske møder, virker slet ikke online. Derudover er den sociale forpligtelse meget mindre: Vi føler ikke at det er pinligt at tjekke mails eller gå på Facebook midt i et møde. Nok fordi vi tænker, at de andre ikke kan se, hvad vi har gang i på samme måde, som hvis vi sad ved siden af hinanden ved bordet. Når noget ikke virker relevant, eller vi keder os, så zapper vi væk – enten for at være effektive og tjekke nogle mails, eller blot for at få en kærkommen lille pause. Her er fem råd, så du undgår at dine mødedeltagere zapper væk.
1 Hold kortere oplæg
Det er sværere at holde koncentrationen i længere tid, når man sidder foran skærmen. Derfor er det første enkle råd: Hold kortere oplæg – man kunne fristes til at sige: Jo kortere des bedre. Tænk på, hvordan du kan bryde et længere oplæg op i mindre bidder. Husk, at det er bedre at huske lidt end slet ingen ting. Og det er bedre du vælger, hvad der er vigtigt og dermed hvad dine deltagere helst skal huske, end at det er en tilfældig opblomstring i koncentrationen.
En TEDtalk varer 18 minutter – med god grund! Vi har svært ved at koncentrere os i længere tid på en skærm. Til trods for, at de, som taler på en TED, er dygtige forskere, som i måneder før en TED talk har trænet til at formidle netop deres budskab. Mundtligt, er antallet af minutter afgørende. TED curator Chris Anderson fortæller: “18 minutes is long enough to be serious and short enough to hold people’s attention”.
2 Sørg for, at der er mange skift
Et skift giver variation, et skift stimulerer os og hjælper os med at holde koncentrationen. Et skift kan være at vise en slide fra et powerpoint og tage den væk igen. Det kan være skift i kameravinkel eller skift mellem to oplægsholdere. Et skift kan være en poll (afstemning) eller en gruppediskussion. Husk, at der skal være et flow mellem de mange skift, så deltagerne oplever det som helhed, uden at de bliver forpustede.
3 Brug flere virkemidler
Det smarte ved onlineformatet er, at man har gode muligheder for at benytte mange virkemidler; både de almindelige som flipover, powerpoint og små filmklip og de mere ”digitale” som ordskyer, afstemninger og at skrive i samme dokument. Fx flere af disse muligheder, har – udover at det skaber variation og gør deltagerne aktive – den fordel, at man får samlet input fra dagen med det samme i en digital version lige til at sende ud efterfølgende.
4 Involver deltagerne
Der er altid grupperum nok, både når der skal være få store grupperum til mange mennesker og mange små rum til 2:2 samtaler. Det er nemt at få folk hurtigt ind og ud af rummene, fordi folk ikke sidder fast i kaffekøen på vej tilbage til plenum. Men grupperum – eller breakoutrooms som vi kalder dem nu – er ikke den eneste måde at involvere deltagerne på. Man kan involvere ved at lave digitale ordskyer, polls mm og man kan slukke skærmen, når deltagerne har brug for en refleksionspause. Når vi bliver involveret, tændes vores engagement. Det gælder dog kun, hvis involveringen er reel: Pseudo-involvering gennemskues og giver minuspoint i oplevelsen og evalueringen. Spørg dig selv, hvad vil du reelt gerne have ud af deltagerne? Eller hvad skal deltagerne have ud af den tid de har brugt bag skærmen?
5 Vær klar på formålet
Derudover gælder det som altid, at formålet skal være klart for alle fra starten: Hvad skal deltagerne have ud af at være til stede? Hvorfor er det vigtigt jeg er med til dette møde? Jo mere klart og konkret formålet er formuleret, jo bedre vil det kunne hjælpe dig og dine kolleger – ikke kun i planlægningsfasen – det vil også hjælpe jer til at kunne holde hovedet koldt, når planen ikke holder og der derfor skal improviseres undervejs.