Facilitatortip: Hvordan du altid kan lykkes med at instruere en gruppe til en proces - uden misforståelser

Få opskriften på hvordan du succesfuldt instruerer en gruppe i alle typer processer og øvelser, du nogensinde støder på. 

Af: Kenneth Agerholm. Partner i FLOK.

Det kan virke banalt at skulle forklare eller instruere en proces til en gruppe, men selv øvede facilitatorer kommer ofte i problemer. At kunne gøre det rigtigt er en af de vigtigste facilitatorkompetencer. I denne artikel får du koden til, hvordan du altid kan lykkes med at forklare enhver proces eller øvelse til en gruppe.

Du er facilitator og skal sætte en workshop eller proces i gang, hvor deltagerne skal udvikle ideer, lave de første skridt i en strategi eller noget helt andet. Du forklarer hurtigt og enkelt, hvad der skal ske. Til din forundring går der koks i det indenfor få minutter. Nogle beder om at få øvelsen forklaret igen, andre mener at have forstået, hvad de skal men kører ud ad en tangent, du ikke havde tænkt, og en enkelt gruppe er bare gået i stå. Det er en frustrerende oplevelse for både facilitator og deltagere, og alle mister energi og motivation. Hvad er årsagen til forvirringen?

Men hvorfor går det galt? Der er flere grunde, men adfærdspsykologerne kalder det ”The Curse of Knowledge”, som er en kognitiv skævhed, der opstår, når en person eller organisation kommunikerer med andre individer og ubevidst antager, at andre har samme baggrund og viden, som dem selv og derfor nemt kan forstå et bestemt emne, kontekst eller forklaring.

Her får du en opskrift plus nogle insider-bonustips, der gør, at næsten alle deltagerne vil forstå dine instruktioner uanset hvilken type proces, du laver i fremtiden.

 

Opskriften hedder: Hvad – Hvorfor – Hvordan

Hvad

Hvad skal der foregå nu?

Fx: ”I skal ud i grupper af fem. Hver gruppe finder på ti ideer til den nye kampagne og udvælger de bedste.”

Dette punkt giver en overordnet idé om, hvad vi skal lave, og hvad vi skal udrette.

Hvorfor

Hvorfor laver vi denne øvelse?

Fx: ”Vi skal udvikle en ny type kampagne, derfor skal vi nu generere ideer, så I i næste uge kan udvikle den første prototype.”

Dette punkt giver konteksten og formålet med øvelsen. Man vil også her beskrive en eventuel kontekst med andre øvelser eller fx andre dele af en workshop.

Hvordan

Hvordan gør vi?

I dette trin bliver vi meget konkrete. Hvor lang tid skal grupperne arbejde? Hvilke bestemte roller skal der være i gruppen? Hvor detaljeret et resultat forventes? Det kunne være sådan her:

”I har 40 minutter i alt, 20 minutter til hver af de følgende to trin. Start med at vælge en facilitator, der holder tiden og fokus. Her er en A4 med en kort beskrivelse, hvis I bliver i tvivl.

  1. Generer 10 ideer, der måske kan skabe en ny og bedre kampagne (20 min)
  2. Vælg de tre bedste ideer som I kort skal præsentere bagefter (20 min)

Men ovenstående forklaring er som regel ikke nok til at eliminere uklarheder. Erfaringer viser, at du skal forklare noget 2-3 gange, og vigtigst, at du skal give nogle gode eksempler for at få næsten alle med. Nogle gange udtrykt sådan: ”Tell them what you are going to tell them, tell them and tell them that you have told them”. Grunden til at folk ofte kommer i tvivl om hvad de skal, er ikke nødvendigvis at de ikke lytter efter (selvom det også sker). Snarere er grunden, at du er offer for den kognitive bias som adfærdspsykologer kalder: “The Curse of Knowledge”, altså at du ved så meget om det der skal ske, at du udelader vigtige elementer og detaljer, fordi du antager det som almen kendt stof. Hvad det jo ikke er.

Du kan fx gøre det på denne måde:

  • Første gang forklarer du processen i overskriftsform.
  • Anden gang giver du 2-3 eksempler, der demonstrerer hvad man kan gøre. Mottoet er: Show don´t tell.
  • Tredje gang fortæller du folk, hvad de lige har hørt eller giver dem noget på skrift eller på et slide.

Det hele tager få minutter og er godt givet ud.

Bonustip 1. Fjern unødvendige muligheder

Nogle facilitatorer er bange for, at det kan svække deltagernes kreativitet og frie valg, hvis man begrænser valgmulighederne i en proces. Men i praksis er det et trade-off, der er værd at gå med.

En proces som deltagerne forstår og kan handle på, er som regel at foretrække fremfor den forvirring og frustration, der ofte opstår, når der er for mange valgmuligheder. “Inden for de næste 10 min skal hver gruppe finde 10 ideer til at løse problemet”, fungerer bedre end: “Find på så mange ideer som I kan”. Giver det mening for opgaven at lave en mere åben kreativ proces senere, så gør det.

Bonustip 2. Del komplekse processer op i mindre dele

Hvis du kører en længere proces med 3-4 dele, så husk kun at beskrive en del af gangen. Giv gerne det overordnede formål for hele processen, men beskriv kun én del af gangen. En mindre øvet facilitator kan give sig til at overforklare alt det der skal ske, i bedste mening, men kan ende med at gøre deltagerne mere forvirrede, og dermed mindre eget til at producere gode løsninger fx.

Bonustip 3. Opsummerende udsagn trækker de sidste ind over målstregen

Der er grænser for, hvor meget vi kan tage ind af ny information på fx en workshop, før vi mister fokus. Derfor kan et kort opsummerende udsagn, inden hver procesdel nogle gange være det rigtige for at minde folk om processens DNA. Og så gør det i princippet ikke noget, hvis nogle freestyler lidt.

Du kan fx sige:

  • ”Det vigtigste i de kommende 20 min er at I…”
  • ”Ideen med øvelsen her er at…”
  • ”Så længe I er opmærksom på X når I går igang, så kommer I til at gøre det rigtigt…”

Ønsker jer nogle fantastiske workshops.

——————————————

Artiklen er skrevet med inspiration fra de hundredevis af workshops, konferencer og seminarer, vi har afholdt. Vi har også lyttet til de mange facilitatorer vi har undervist, når de har fortalt os hvad de kæmper med.

Desuden er artiklen inspireret af disse bøger:

The Secrets of Facilitation, Wilkinson, Jossey-Bass Business & Management Series 2004

Onlinefacilitering, Ravn, Agerholm og Bonnén 2022, Hans Reitzel

Facilitation Guide, Jonathan Courtney, AJ&Smart

Thinking fast and slow, Daniel Kahneman, Farrar & Straus