Et spændende virtuelt strategimøde?

Hvordan gør man det virtuelle strategimøde involverende og spændende?

Tiden kalder på virtuelle møder, der engagerer og involverer deltagerne. Men kan man overhovedet det – når det i forvejen er svært at lave engagerende møder ansigt til ansigt? For vi kender jo de møder, hvor de få talende presser alt for meget ind og de mange lyttende får alt for lidt med ud. Det kan vi gøre bedre.

Lad os se på et typisk større møde i en organisation: Ledelsen har lagt en nyt strategi, der skal præsenteres for 150 medarbejdere. Ledelsen håber på opbakning, men er også åben for tvivl og kritik.

450 timer spildt på ingenting

Normalt skemasættes sådan et møde måske til kl. 9-12 i kantinen. Lederen Lone får en halv time til sit oplæg. Hun kommer med 45 slides og går 20 min over tid. Ordstyreren springer derfor spørgsmålene over, og går lige til udviklingschefen Ulrik, der også har for mange slides med og snakker og snakker. Efter næsten to timers envejskommunikation er der en kort pause og tid til spørgsmål. De sædvanlige 6-8 medarbejdere stiller en flok kritiske eller selvpromoverende spørgsmål, og så er formiddagen gået.

Hvad kom der ud af de 150 x 3 timer = 450 timer = et kvart årsværk? Fik ledelsen buy-in og medarbejderne en stemme? Næh. To ledere og 8 medarbejdere talte længe; 142 medarbejdere mælede ikke et ord.

Et virtuelt strategimøde – sådan kan man gøre

Lad os prøve at gøre det online. Denne gang faciliteres det hele stramt. Lone og Ulrik sidder på deres kontor, medarbejderne hjemme eller på arbejdet, foran hver deres skærm – 150 små frames i galleriet. Lad os se, hvordan vi med 10 simple principper kan gøre det virtuelle strategimøde engagerende, så tiden bliver brugt fornuftigt.

  1. Informér kort og præcist. Lone og Ulrik får et kvarter hver, fem slides hver. Facilitator har indskærpet tiden på forhånd, og den holdes. Så er strategien præsenteret.
  1. Deltagerne skal være aktive tidligt. Facilitator siger: ”Lad os starte med den kritiske vinkel – det er fase 1 på mødet her. Hvad bekymrer jer? Hvad skal der også være plads til? Tænk i tavshed og notér et par ting. Vi tager et par minutter, og taler sammen parvist derefter.” Klokken er 9.35. Efter tre minutter: ”Tak. Nu bliver I blandet to og to helt tilfældigt. Brug ti minutter til at tale om jeres bekymringer og indvendinger parvist, fortroligt.” På alle skærme springer en makker op, og der samtales.
  1. Styr runder med fast hånd. Efter 10 minutter siger facilitator: ”Tak. Lad os høre fra nogle af jer. Hvis nummeret på breakout-room slutter på 2 eller 7, vil I så ikke markere, hvis en af jer gerne vil sige noget i plenum? Og husk, det er ikke spørgsmål som sådan, men jeres bekymringer og indvendinger. Vi tager de første 10. Derefter har Lone og Ulrik lejlighed til at kommentere det, I sagde.” Når 10 har meldt sig, får de ordet, ca. et minut hver. Facilitator har på forhånd givet Lone og Ulrik besked på at høre medarbejdernes bekymringer og adressere dem, i stedet for bare at forsvare strategien mod ”misforståelser.” Så det gør de, ca. 5-7 min til hver, hvor de hver hæfter sig ved tre-fire af de sagte ting.
  1. Der skal kvitteres for det sagte. Dette er en test: Fatter lederne medarbejdernes bekymringer og tager dem alvorligt og kan kommunikere det tilbage til dem, er medarbejderne i højere grad klar til at lege med på anden fase: Forankring og handling.
  1. Hold pause. Der et gået ca. fem kvarter, og nu holdes der et kvarters pause, hvor alle opfordres til at forlade skærmen og trække frisk luft.
  1. Giv tid til refleksion. Efter pausen, hvor klokken er 10.30, siger facilitator: ”Lad os nu høre hvad I fandt fornuftigt og brugbart i strategien, altså for jer personligt, i jeres arbejde. Tag fem minutter i tavshed, hvor I noterer, hvad jeres bidrag til at implementere den kunne være.” De noterer.
  1. Bland deltagerne flere gange undervejs. Derefter: ”Nu bliver I inddelt i trepersoners grupper. Vil I bruge 20 minutter på at tale om, hvordan I hver især eller sammen med kolleger kan bidrage til, at strategien bliver til virkelighed – hvis der altså bliver taget vare på jeres bekymringer fra før?” Alle taler med de to nye personer på skærmen foran dem.
  1. Giv deltagerne tid til at forberede indlæg i plenum. Facilitator: ”Tak. Lad os høre fra ca. 15 af jer, max. et minut hver. Brug lige 1 minut i tavshed nu, til at finde ud af, hvad I vil sige.” Et minuts tavshed. ”Tak. Meld ind nu.” Mødeprogrammet noterer de første 15, der på et kvarter i alt fremlægger, hvordan de kunne bidrage til strategiens implementering. De andre deltagere bedes lytte efter noget, der inspirerer dem – hvis de evt. kan gøre noget lignende eller supplerende selv. Klokken er nu 11.20. Lone og Ulrik får fem minutter hver til at kvittere for det de har hørt, idet de kommenterer de interessante og konstruktive bud og forsøge at undgå at korrigere ”misforståelser.”
  1. Gør indholdet konkret i forhold til deltagernes egen praksis. Facilitator beder nu de medarbejdere, der på baggrund af de 15 indmeldinger blev inspireret til at gøre noget andet eller supplerende for at handle på strategien, dér hvor de sidder. Efter et minuts omtanke er der måske syv, der tager ordet og siger: ”Det ham fra naboafdelingen sagde med at gøre X, når han ser Y, det kunne jeg faktisk også gøre med Z.”
  1. Gentag vigtige pointer i en opsummering. Lederen får det sidste ord til at gentage de vigtigste bekymringer, hun tager med sig (uden på stedet at forpligte sig på om de skal med i strategien eller ej; det kræver nærmere overvejelse). Hun gentager nogle af de mange inspirationer og bidrag, medarbejderne har nævnt. Hun afslutter med et større perspektiv: ”Hvis det lykkes os at gøre sådan nogle ting A, B, C og D, som I har nævnt, vil vi blive endnu mere værdifulde for vores omverden og udrette X, Y og Z. Tak skal I have.”
Variation og involvering gør forskellen

På sådan en formiddag har alle medarbejdere være aktive i samtale i 10 + 20 = 30 minutter, og de har i 30 minutter lyttet til kolleger fremlægge bekymringer og ideer til bidrag i plenum. De to ledere har holdt oplæg i en halv time i alt, og de har kvitteret for bekymringer og ideer til bidrag i en halv time. Resten er refleksion, facilitering, pause og buffer. Bemærk: ingen egentlig plenum”diskussion”; sådan en bliver hurtigt uproduktiv.

Spørgsmål har der utvivlsomt været undervejs, selv om der ikke er blevet lagt op til det, og de besvares bare. Men spørgsmål er ikke kernen. Man kan stille tusind spørgsmål uden at komme videre. Bekymringer og ideer til bidrag kan alle derimod forholde sig konstruktivt til.

Det har være en afvekslende formiddag, hvor alle forhåbentlig oplever at have givet deres besyv med. Ingen avanceret mødeplatform er nødig. Største forskel: Der er blevet faciliteret stramt og involverende ud fra en varieret drejebog.

Sådan en dag kan jo tilpasses og faciliteres efter behov på tusinde måder. Kontakt FLOK, hvis I vil høre, hvordan det kan gøres for jer.