Meningsfulde møder

Det er tid til at mødes mere meningsfuldt og produktivt på arbejdet

Af Ib Ravn, lektor på DPU og partner i FLOK

Det var aldrig en god ide at sidde og glo 10 rækker kolleger ind i nakken, mens direktøren, eksperten eller konsulenten dronede igennem sine 60 PowerPoint-slides. Nu er muligheden der for at gøre op med det mødekoncept. Ikke fordi vi ikke længere må samles i en stor sal. Men fordi vi kan finde på langt smartere måder at dele viden på – og kommunikere strategier, tackle kollegiale udfordringer, kitte medarbejdergruppen sammen og skabe fælles resultater.

Løsningen er ikke at forlægge det hele til virtuelle møderum, for de ikke mere produktive, hvis formen er den samme envejs: 1 taler og 100 har rigtig svært ved at høre efter. Det meget store møde vil altid være stedet, hvor deltagernes engagement går hen for at dø. Møderum som Teams og Zoom er glimrende til mindre møder, men på de fleste arbejdspladser vil det også post-corona være muligt at mødes fysisk med nogle få kolleger.

Det meget store møde kan udmærket påbegyndes med et oplæg eller et interview på en skærm. Derefter bør deltagerne have mulighed for at bearbejde og tilegne sig oplægget og komme med deres fortolkninger og bidrag. Det kan foregå i mindre fora: separate faciliterede møderum på nettet, grupper af fem kolleger et kontor, parvise samtaleture ovre i parken, 10 minutters eftertanke og skrivning alene. Så tilbage i afdelingen, samle op, melde ind i det virtuelle plenum, få feedback fra kolleger, ledelse eller arrangører, før formiddagen rundes af.

Det giver dét levende og afvekslende samvær, som konferencer og workshops altid bør være. Men det var altid et tilvalg, der ofte blev til et fravalg, fordi arrangørerne tænkte: ”Vi har SÅ meget, der skal kommunikeres. Så må de bare sidde stille og høre efter så længe.” Virtuelt bliver denne absurditet ekstra tydelig: Når tilhørerne ikke er naglet fast inde midt på stolerækken, men kan vande kontorplanten eller snige sig over i indboksen og få lavet noget rigtigt arbejde – så kan enhver se på skærmen, hvordan deltagerne falder som fluer.

Farvel til social distancering

Der har været rigeligt med social distancering på de traditionelle store møder. Nu handler det om social involvering. Lad os lave en ny to-meters regel: Alt på møder, seminarer og konferencer skal opleves, som om det foregår lige her, maks. to meter fra min hjerne og mit hjerte, ikke oppe på et scene, 35 meter borte.

Der kræves ikke avanceret hardware eller software. Et virtuel mødeplatform, jeres computere på nettet, mobiltelefoner med sms og FaceTime, en printer – og en puls.

For resten: I kan også spare de seks cifre til salen og den store middag på luksushotellet. Lækker mad med fine vine har altid været det plaster på såret, deltagerne blev tilbudt: ”Undskyld dagen var så kedelig!”

Her er fem mødetyper, der længe har ligget i respirator, men som kan gives nyt liv post-corona:

  • Strategimødet, hvor ledelsen udstikker en retning og medarbejderne byder ind
  • Viden og læring, hvor eksperter giver oplæg og deltagerne inspireres til læring og ny praksis
  • Teamstyrkelse, hvor medarbejderne finder hinanden og den fælles mening med arbejdet
  • Innovationsmødet, hvor der skabes nye produkter, ydelser og processer, der skal transformere organisationen
  • Videndelings- og netværksmødet, hvor fagfæller fra forskellige organisationer udfordrer og udvikler hinanden

Læs mere om, hvordan I gør jeres arrangement corona-sikkert OG mere produktivt her.