Forståelige breve til landmænd

”Signe Bonnén tilrettelagde på professionel vis en proces, hvor vi systematisk fik styr på, hvordan vi kunne ændre vores breve, så landmændene ret faktisk kunne forstå og handle på brevets indhold – samtidig med, at styrelsens jurister og fagfolk kunne stå inde for indholdet.” Sidsel Addington, kommunikationschef i Fødevarestyrelsen.

Landmænd gav direkte feedback på ordlyden i brevene fra Fødevarestyrelsen. Det gjorde brevene mere forståelige.

Signe Bonnén stod tidligt op for at ringe til de landmænd, der havde modtaget breve fra Fødevarestyrelsen. ”Forstår du, hvad der står i brevet?”, spurgte hun dem. Svaret var nedslående.

Fødevarestyrelsens breve var nemlig stort set uforståelige for de landmænd, der skulle modtage de vigtige informationer om lovgivning og fagligt stof. Det betød manglende viden, men måske endnu værre: Det skabte modstand og afstand mellem landmændene og Fødevarestyrelsen. Noget måtte gøres.

Landmænd fik tilsendt to versioner af samme brev. Første version blev først læst og evalueret direkte af landmændene, mens Signe Bonnén havde dem i telefonen. En revideret og gennemskrevet version af brevet blev derefter læst og evalueret. Resultatet var ikke overraskende, at den originale version var vanskelig at forstå. Den reviderede udgave benyttede sig mere af landmændenes begreber, og det faglige indhold var til at forstå. Projektet med forbedring af brevene til landmændenes gav Fødevarestyrelsen blod på tanden. Det blev startskuddet til en revision af hundredvis af brevskabeloner.

Standardbreve lever ofte et liv, der er usynligt for direktion og ledere, men breve er et vigtigt og direkte kommunikationsmiddel, som har stor betydning for modtagers relation til afsender. Da kommunikationsafdelingen tog fat i de breve, der bliver sendt til landmændene, fik brevene opmærksomhed hos ledelsen. Derfor blev der igangsat et projekt om at ændre på skabelonerne til standardbreve.

Her kom faglige medarbejdere (dyrlæger, jurister mm.) på to kursusdage, hvor de fik kompetenceløft og samtidig arbejdede med at revidere brevene. Dette arbejde blev projektledet af kommunikationsafdelingen, som havde Signe med som ekstern underviser og konsulent. At undervisning og implementering foregik samtidig sikrede, at brevene levede op til kommunikations- og veterinærfaglige samt juridiske krav.